La creazione sistematica di voci consiste nella creazione di un importante numero di voci caratterizzate da una parte considerevole di contenuto uguale, riproducibile in un modello.
Molte voci, infatti, si possono comporre di una parte fissa, strutturalmente uguale, con soltanto dei parametri da cambiare, e una parte variabile riguardante aspetti specifici dell'argomento specifico. In questi casi, la parte fissa delle voci risulta spesso ripetitiva, meccanica da scrivere e riassumibile in un modello, pertanto si presta a una creazione sistematica, attraverso elaborazioni di opportuni software. Questo tipo di elaborazioni non deve MAI essere intesa o utilizzata in modo concorrenziale all'elaborazione umana, creativa e libera delle voci, ma anzi deve servire ad affrancare l'utente dall'occuparsi di strutture e dati mnemonici, che sono concettualmente poveri, così da permettergli di dedicarsi agli altri aspetti della voce.
In questa linea guida si spiegano alcuni modi per creare su larga scala un gran numero di voci col minor impegno di tempo. Poiché queste modalità di lavoro in genere coinvolgono molte voci, è sempre opportuno che si sia formato un consenso sulla loro applicazione.
Per iniziare una creazione sistematica di voci, oltre al già citato consenso, servono tre elementi: