Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk dokumen samaada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau individu. Rekod yang baik adalah rekod yang mempunyai bukti atau bersifat bukti. Sifat-sifat ‘bukti’ dalam konteks pengurusan maklumat adalah kekal (tidak boleh dipinda), bernilai, tulen & unik.
Pengurusan rekod boleh didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemansuhan rekod.